MANUAL DE RECRUTAMENTO DA KTO

Condições de trabalho, emprego e inclusão

Objetivo do Manual

Este manual é um guia abrangente para a Apollo Operations Ltda (doravante denominada “Apollo”, a “empresa ou a “organização”) e para os funcionários e prestadores de serviços do Grupo KTO envolvidos no processo de contratação. Ele descreve as etapas, os procedimentos e as melhores práticas para garantir consistência, eficiência e conformidade no recrutamento e seleção de novos talentos.

O processo de contratação do KTO envolve as seguintes etapas principais:

Requisição de emprego: Uma solicitação que inicia o processo de contratação para um novo cargo no KTO Group. Ela descreve os requisitos específicos, as responsabilidades e as qualificações exigidas para a função.

Análise do cargo: Identificação dos principais requisitos e qualificações do cargo.
Aquisição de talentos: Atração de candidatos qualificados por meio de vários canais.

Revisão e triagem de aplicativos: Análise de aplicativos e realização de avaliações iniciais.

Entrevistas: Avaliar as habilidades técnicas, a experiência e a adequação/adição cultural dos candidatos.

Avaliações e testes: Avaliação das habilidades dos candidatos por meio de avaliações ou testes padronizados.

Verificações de antecedentes e referências: Verificação das credenciais e referências profissionais do candidato.

Extensão e negociação de ofertas: Extensão de ofertas de emprego e negociação de termos
Integração: Dar as boas-vindas aos novos contratados e fornecer o suporte necessário.

Este manual fornece orientações detalhadas sobre cada etapa do processo, garantindo um processo de contratação tranquilo e eficaz no KTO Group.

1. Envio de uma solicitação de trabalho

O processo de trabalho em uma nova posição começa com a solicitação de requisição. O gerente de contratação cria a requisição no Lever (Sistema de Recrutamento do Grupo KTO), que passa por um processo de aprovação.

A requisição precisa conter as seguintes informações:

Nome: O título do cargo ou o nome da posição.

Número de funcionários: O número de posições a serem preenchidas.

Localização: A cidade, o estado ou o país onde a posição estará localizada.

Tipo de trabalho: Tempo integral, meio período, contrato ou outro.

Faixa de remuneração: a faixa salarial para o cargo. O Grupo KTO realiza uma pesquisa salarial abrangente usando fontes confiáveis, como Robert Half, Michael Page e guias salariais da Adecco, para estabelecer um salário competitivo para o cargo.

Descrição da solicitação: As principais responsabilidades e as qualificações necessárias

Local de trabalho: O local de trabalho ou escritório específico onde o funcionário ou contratado ficará baseado.

Turnos: Se o cargo exigirá trabalho em turnos.

Noturno: Se o cargo envolverá trabalho durante a noite.

Plantão: Se o funcionário precisará estar disponível para trabalhar em regime de plantão nos finais de semana ou à noite.

Cargo de confiança (Brasil): Na CLT, o cargo de confiança se aplica a funções com maior autonomia. Os funcionários nessas funções estão isentos do controle padrão de horas de trabalho, não precisam bater ponto e recebem um bônus salarial de 40%.

Quando a equipe de Aquisição de Talentos receber uma requisição aprovada, começará a trabalhar na posição. Para garantir um processo de recrutamento bem-sucedido, eles conduzirão uma análise completa do cargo para reunir as informações necessárias.

Análise do trabalho

A análise de cargos é um processo sistemático de coleta e análise de informações sobre a natureza de um cargo. Ela ajuda o KTO Group a identificar os deveres essenciais, as responsabilidades e as qualificações necessárias para um cargo específico.

Principais componentes de uma análise de trabalho:

Título do cargo: O título oficial do cargo.
Departamento: O departamento que requer o cargo.
Reporta-se a: O gerente direto do cargo
Resumo do cargo: uma breve visão geral das principais responsabilidades do cargo.
Responsabilidades: Uma lista detalhada das principais tarefas e deveres esperados do novo funcionário.
Qualificações: A formação mínima, a experiência, as habilidades e as certificações exigidas para o cargo.
Condições de trabalho: Uma descrição do ambiente em que o trabalho é realizado. Por exemplo, essa pessoa trabalhará no local, de plantão, remotamente ou de forma híbrida?
Faixa salarial: A faixa salarial competitiva para o cargo é baseada em pesquisa salarial e análise de mercado.

Métodos de análise de trabalho

O KTO Group pode usar vários métodos para realizar a análise do trabalho, inclusive:

Reunião de requisição de emprego: Realize uma reunião com o gerente de contratação para reunir dados sobre o cargo e a cultura da equipe.

Reuniões: Realização de entrevistas com funcionários atuais no cargo.

Observações: Observação de funcionários realizando as tarefas do trabalho.

Benefícios da análise de cargos

A análise do trabalho oferece vários benefícios, incluindo:

Expectativas de trabalho claras: Isso ajuda os candidatos a entenderem suas funções e responsabilidades.

Recrutamento eficaz: Garante que o KTO Group atraia candidatos com as qualificações necessárias.

Remuneração justa: Ajuda a determinar os níveis de remuneração adequados.

2. Estratégias de recrutamento

Estratégias eficazes de recrutamento são essenciais para atrair candidatos qualificados para o Grupo KTO. Ao implementar vários métodos de recrutamento, a KTO pode aumentar sua visibilidade no mercado de trabalho e alcançar um grupo maior de candidatos em potencial.

Recrutamento interno vs. externo

O KTO Group pode preencher cargos internamente por meio de promoções e transferências internas ou contratar novos candidatos externamente.

Anúncio de empregos e publicidade

O KTO Group anuncia vagas de emprego em várias plataformas, incluindo:

Site da empresa: Publicação de empregos na página de carreiras da empresa.
Quadros de empregos: Utilizar os populares quadros de empregos como LinkedIn, Indeed e Glassdoor.
Mídia social: Aproveitamento das plataformas de mídia social para alcançar candidatos passivos.

Integração do Lever ATS

O uso do Lever pela KTO como seu sistema de rastreamento de candidatos (ATS) oferece várias vantagens para o recrutamento:

Quadro de empregos interno: O quadro de empregos interno permite que a KTO publique com eficiência as vagas de emprego internamente e incentive os funcionários a se candidatarem a promoções ou transferências.

Quadro de empregos externo: O quadro de empregos externo permite que a KTO anuncie vagas de emprego para candidatos externos por meio de vários canais.

Portal de indicações: O portal de indicações oferece uma plataforma centralizada para que os funcionários enviem indicações com facilidade.

Estratégias específicas de alavancagem

Para aproveitar todo o potencial da Lever:

Aproveitamento dos recursos do Lever: Os recursos avançados do Lever incluem a busca de candidatos em funções anteriores, agendamento de entrevistas e gerenciamento de ofertas.

Análise de dados: A análise do Lever permite que a equipe de TA e os gerentes acompanhem as métricas de recrutamento e identifiquem rapidamente as áreas de melhoria.

3. Aplicação e triagem

O processo de inscrição e triagem é o estágio inicial da avaliação da adequação de um candidato a um cargo. Ao analisar as inscrições e realizar avaliações preliminares, a KTO pode identificar candidatos qualificados e eliminar aqueles que não atendem aos requisitos mínimos.

Processo de solicitação de KTO

O processo de solicitação da KTO deve incluir as seguintes etapas:

1. Aplicativo on-line

Os candidatos devem enviar suas candidaturas por meio da plataforma on-line da Lever, onde devem preencher as informações a seguir:

Carregue seus currículos e um formulário de inscrição preenchido.
Indique suas expectativas salariais.
Leia e concorde com a política de privacidade da KTO para candidatos a emprego.

2. Foco da triagem inicial

A triagem inicial dos candidatos deve se concentrar nas seguintes áreas principais:

Habilidades técnicas: Analise o currículo e o formulário de candidatura para verificar se há habilidades relevantes que correspondam aos requisitos do cargo.
Nível de inglês: Para cargos que exigem proficiência em inglês, avalie as habilidades do candidato no idioma inglês.
Experiência: Avalie a experiência do candidato e como ela se alinha com as responsabilidades do cargo.
Expectativas salariais: Compare as expectativas salariais do candidato com a faixa salarial estabelecida para o cargo.

3. Entrevista de triagem

Se um candidato atender aos critérios de triagem inicial, ele será convidado para uma entrevista de triagem. A Lever fornece um link de auto-agendamento que podemos enviar aos candidatos para que eles possam marcar a entrevista de acordo com sua disponibilidade. Durante a chamada de triagem, nós iremos:

Verificar informações: Confirmar a precisão das informações fornecidas no aplicativo.
Discuta os requisitos do cargo: Explique as responsabilidades e qualificações do cargo com mais detalhes.
Avaliar a adequação: Avaliar o interesse e a adequação do candidato ao cargo.
Próximas etapas: Discutir as próximas etapas do processo de contratação.

4. Cartão de pontuação da entrevista

Um scorecard de entrevista é uma ferramenta de avaliação estruturada usada para avaliar os candidatos durante o processo de contratação. Ele fornece uma estrutura consistente para avaliar os candidatos em relação a critérios específicos, garantindo justiça e objetividade no processo de seleção.

Após a chamada inicial, o recrutador deve preencher um cartão de pontuação da entrevista no Lever com as informações necessárias para classificar o candidato como contratado, não contratado, contratado com força ou não contratado com força.

Esse scorecard é personalizável e específico para as necessidades de cada cargo.

4. Entrevista com o gerente de contratação

As entrevistas são cruciais no processo de contratação, permitindo que a KTO avalie as qualificações, as habilidades e a adequação/adição cultural dos candidatos. Por meio de entrevistas, a KTO pode entender melhor as experiências, as motivações e as possíveis contribuições dos candidatos para a organização.

Entrevistas

A KTO pode utilizar vários tipos de entrevista para avaliar os candidatos de forma eficaz:

Entrevistas estruturadas: Uso de um conjunto padronizado de perguntas para garantir a consistência e a imparcialidade.
Entrevistas comportamentais: Foco em comportamentos passados para prever o desempenho futuro.
Entrevistas em painel: Vários entrevistadores estão envolvidos para obter perspectivas diversas.

A entrevista típica será um híbrido de formatos estruturados, comportamentais e de painel. Ela incluirá perguntas padronizadas para comparação e perguntas baseadas em comportamento para avaliar o desempenho anterior. Ela também envolverá vários entrevistadores, como o gerente de contratação, um representante de aquisição de talentos e um membro da equipe ou colega com quem o candidato trabalhará de perto.

Dividindo Entrevistas

Se não for possível agendar uma reunião com vários entrevistadores, a entrevista será dividida em duas sessões separadas. Nenhum candidato deve ser contratado com base apenas na opinião de um único indivíduo.

Perguntas da entrevista

A KTO tem um conjunto de perguntas de entrevista relevantes para cada cargo que contrata para avaliar os candidatos:

Habilidades e experiência: Perguntas relacionadas às habilidades, à experiência e às qualificações do candidato.
Conhecimento: Perguntas que testam o conhecimento do candidato sobre o setor ou sobre tópicos específicos do cargo.
Resolução de problemas: Perguntas que avaliam as habilidades de resolução de problemas do candidato.
Ajuste/Adição cultural: Perguntas que avaliam o alinhamento do candidato com a cultura e os valores da empresa KTO.

Cartão de pontuação da entrevista

Assim como na etapa de triagem do recrutador, um quadro de pontuação será preenchido no final da entrevista para fornecer uma estrutura consistente para a avaliação dos candidatos em relação a critérios específicos, garantindo justiça e objetividade no processo de seleção.

Todos os entrevistadores devem preencher o cartão de pontuação da entrevista no Lever após a entrevista com as informações necessárias para classificar o candidato como contratado, não contratado, fortemente contratado ou fortemente não contratado.

Esse scorecard é personalizável e específico para as necessidades de cada cargo.

Agendamento de entrevistas

Para garantir o agendamento eficiente e eficaz de entrevistas, a KTO utiliza os recursos de agendamento do Lever. Ao agendar entrevistas diretamente no Lever, a KTO pode:

Centralize o agendamento: Mantenha o controle de todas as entrevistas agendadas em um só lugar.
Reduzir conflitos de agendamento: Evite conflitos de agendamento entre candidatos e entrevistadores.
Enviar lembretes automatizados: Envie lembretes automáticos aos candidatos e entrevistadores sobre as próximas entrevistas.
Integração com calendários: Sincronize as entrevistas com os calendários dos entrevistadores para evitar o agendamento duplo.

Os entrevistadores serão automaticamente solicitados a preencher o scorecard da entrevista no Lever após a realização da entrevista. Se a entrevista for agendada fora do Lever, os entrevistadores precisarão preencher o scorecard manualmente.

Os recursos de agendamento do Lever ajudam a simplificar o processo de entrevista e garantem que todas as partes estejam informadas e preparadas para as entrevistas agendadas.

5. Avaliações e testes

As avaliações e os testes podem fornecer informações valiosas sobre as competências, habilidades e potencial de adequação de um candidato a uma função. A KTO pode avaliar os candidatos de forma objetiva e tomar decisões de contratação informadas por meio da administração de testes.

Avaliações personalizadas

A KTO personalizou as avaliações para cada função a fim de garantir que elas meçam com precisão as competências e habilidades específicas necessárias para o cargo. Os gerentes de contratação trabalham com os TAs para desenvolver avaliações apropriadas.

Nem todos os cargos exigem avaliações

Embora as avaliações possam beneficiar muitas funções, nem todos os cargos podem exigi-las. Os fatores a serem considerados ao determinar se as avaliações devem ser administradas incluem:

Requisitos do cargo: As competências e habilidades específicas necessárias para o cargo.
Padrões do setor: Se as normas ou regulamentos do setor exigem avaliações.
Política da empresa: A política geral da KTO sobre o uso de avaliações.

Em busca da avaliação máxima, a KTO administra o maior número possível de avaliações para obter uma compreensão abrangente das qualificações dos candidatos

6. Procedimento padrão de Due Diligence

A realização de due diligence sobre os funcionários é um processo essencial para as organizações que pretendem reduzir os riscos relacionados a ML-FT-FPWMD, corrupção e suborno, pois garante decisões de contratação informadas. As verificações de referências e de antecedentes são essenciais no processo de contratação, pois fornecem à KTO informações valiosas sobre as qualificações, o histórico de trabalho, o site e o caráter do candidato. Ao realizar verificações completas de referências e antecedentes, a KTO pode verificar as informações fornecidas pelos candidatos e identificar quaisquer riscos potenciais.

Quando um candidato é selecionado, ele passa para a etapa de verificação de referências e antecedentes do processo.

Verificações de referência

Obter referências: Solicitar referências dos candidatos.
Entre em contato com as referências: Entre em contato com as referências por telefone ou e-mail para verificar as informações fornecidas pelo candidato.
Formulário de verificação de referência: Use um formulário padronizado de verificação de referências para orientar a conversa e coletar informações relevantes.
Avalie as respostas: Avalie as respostas fornecidas pelas referências e compare-as com as informações fornecidas pelo candidato.

Verificações de antecedentes

Consentimento: O candidato fornece seu consentimento durante a fase de inscrição, concordando com a política de privacidade de nossos candidatos a emprego.
Provedor de verificação de antecedentes: LexisNexis.
Tipos de verificações: Pesquisamos o nome do candidato no LexisNexis e analisamos todos os possíveis problemas que possam surgir.
Homônimos: Há um possível problema com resultados positivos homônimos. Nesses casos, o risco deve ser avaliado com o gerente de contratação. Se for determinado que o risco é baixo, o KTO prossegue para o estágio de oferta e solicita uma verificação adicional. Isso pode envolver a solicitação de um CPF e uma nova verificação do LexisNexis. Para cargos de alto risco, a KTO também solicita uma verificação de registro criminal.
Verificação de conformidade legal: Verifique se o candidato está em conformidade com os regulamentos específicos do setor e se possui as licenças ou certificações necessárias.
Análise de informações on-line: Revisar informações públicas para identificar qualquer conexão ou risco à reputação relacionado a crimes

7. Procedimento de due diligence aprimorado

Do ponto de vista do gerenciamento de riscos, se as informações disponíveis forem insuficientes ou se houver evidências razoáveis para suspeitar de sua exatidão, e desde que o candidato já tenha dado consentimento para o processamento de dados pessoais, é apropriado solicitar documentos de apoio adicionais. Esses documentos podem incluir comprovante de endereço, documentos de identificação, certificados de graduação, certificados de antecedentes ou outros registros relevantes que verifiquem os detalhes fornecidos na solicitação de emprego.

Uma vez obtidas as informações necessárias, devem ser executadas as etapas de identificação e avaliação de risco descritas no manual AML-CFT-CFPWMD. Essa abordagem garante uma avaliação completa e confiável, reduz os possíveis riscos associados a informações incorretas e mantém a integridade do processo de contratação.

8. Qualificação de risco

Após a conclusão do processo de due diligence, uma análise e avaliação de risco serão conduzidas de acordo com as etapas de gerenciamento de risco descritas no manual AML-CFT-CFPWMD. Esse processo atribui uma pontuação de risco ao indivíduo com base em fatores identificados, garantindo uma avaliação estruturada e sistemática dos possíveis riscos.

9. Extensão e negociação da oferta

Depois que o candidato for selecionado, a KTO fará uma oferta de emprego e negociará os termos da contratação. Esse processo envolve a discussão de salário, benefícios, data de início e outros termos relevantes com o candidato.

Carta de oferta

A KTO prepara uma carta de oferta formal descrevendo os termos da contratação, que incluir:

Título do cargo: O título oficial do cargo.
Salário: O salário base do cargo.
Benefícios: Uma descrição do pacote de benefícios oferecido.
Data de início: A data prevista para o início da nova contratação. Essa data é comunicada à equipe de RH com três semanas de antecedência para que haja tempo suficiente para preparar toda a documentação necessária, incluindo o processo de integração e o agendamento de reuniões de orientação.
Termos de emprego: Os termos de emprego, como período de experiência, emprego por vontade própria e procedimentos de rescisão.
Prazo de aceitação: A carta de oferta inclui um prazo padrão de 5 dias para o candidato aceitar ou recusar a oferta. Entretanto, esse prazo pode ser ajustado caso a caso com base nas circunstâncias do candidato.
Sistema de assinatura eletrônica: A carta de oferta é enviada por meio de um sistema de assinatura eletrônica, permitindo que o candidato a revise e assine quando lhe for conveniente.

Oferecer chamada de extensão

Antes de enviar a carta de oferta oficial, a KTO agenda uma chamada de 15 minutos com o candidato para estender formalmente a oferta de emprego e fornecer a ele informações importantes sobre o cargo e o pacote de remuneração.

Durante essa chamada, a KTO também discute o salário e os benefícios oferecidos, permitindo uma possível negociação.

Essa abordagem permite que o KTO responda a quaisquer perguntas ou preocupações que o candidato possa ter e avalie seu interesse no cargo antes de enviar a carta de oferta oficial. Após a ligação, a KTO envia a carta de oferta oficial por e-mail.

Contra-ofertas

Se o candidato receber uma contraproposta de outro empregador, a KTO estará preparada para discuti-la e determinar se é viável igualá-la ou superá-la.

Aceitação da oferta

Quando o candidato concorda com os termos da oferta, ele confirma sua aceitação assinando a carta de oferta.

Processo de integração

Ao aceitar a oferta, o KTO inicia o processo de integração para dar as boas-vindas ao novo contratado e prepará-lo para sua função. Isso pode incluir:

Pacote de boas-vindas: Fornecer ao novo contratado um pacote de boas-vindas com informações essenciais.
Orientação: Realização de um programa de orientação para familiarizar o novo contratado com as políticas, os procedimentos e a cultura da empresa.
Treinamento: Fornecer o treinamento necessário para equipar o novo contratado com as habilidades e os conhecimentos necessários para ter sucesso em sua função.
Mentoria: Designar um mentor para orientar e apoiar o novo contratado durante seu período inicial de trabalho.

Com o gerenciamento eficaz do processo de extensão e negociação de ofertas, a KTO pode garantir os melhores talentos e assegurar uma transição tranquila para as novas contratações.

10. Integração

Um processo robusto de integração é fundamental para dar as boas-vindas aos novos contratados e garantir sua integração bem-sucedida à cultura e à equipe da KTO. Um processo de integração bem estruturado pode ajudar os novos contratados a se sentirem valorizados, informados e apoiados.

Integração Lever-Hibob

A KTO usa o Lever e o Hibob como seus sistemas de rastreamento de candidatos e sistemas de informações de RH. Esses sistemas simplificam o processo de integração. Quando um candidato é contratado no Lever, as informações relevantes são transferidas automaticamente para o HiBob, para que a equipe de RH possa iniciar o processo de pré-integração.

Criação de contas e preparação de equipamentos

Criação de conta: A equipe de aquisição de talentos (TA) solicitará a criação de contas para o novo contratado no Hibob, garantindo o acesso aos sistemas e recursos necessários.
Requisitos de equipamentos: O TA coordenará com o gerente de contratação para determinar os requisitos específicos de equipamentos para a função do novo contratado. Se nenhum requisito específico for identificado, o equipamento padrão será fornecido.
Ticket de suporte de TI: O sistema HRIS, HiBob, gerará automaticamente um tíquete Jira com a equipe de suporte de TI para solicitar a criação de conta e a preparação do equipamento necessário. Isso precisa ser feito com um aviso prévio de 7 dias úteis para garantir que a equipe de TI tenha tempo suficiente para processar as solicitações e ter tudo pronto até a data de início da nova contratação.

Integração do Lever e do Hibob

O Lever e o Hibob podem ser usados para simplificar o processo de integração:

Centralização de informações: Armazenamento de todas as informações relevantes dos funcionários em um único sistema.
Automatização de tarefas: Automatização de tarefas específicas de integração, como criação de contas e gerenciamento de documentos.
Acompanhamento do progresso: Monitorar o progresso do processo de integração.

Ao implementar um processo de integração abrangente, a KTO pode garantir que os novos contratados se sintam bem-vindos, apoiados e equipados para o sucesso.

11. Registros

A equipe de Recursos Humanos manterá um registro de funcionários atualizado de acordo com os padrões de proteção de dados, exigindo que os funcionários informem qualquer alteração nas informações fornecidas anteriormente pelo menos uma vez por ano. Além disso, a equipe realizará exames periódicos de antecedentes, conforme necessário. Essa abordagem proativa garante a precisão e a confiabilidade dos registros dos funcionários, fortalece o gerenciamento de riscos e apoia a conformidade com políticas internas e requisitos regulatórios.

Recomendamos que você leia este manual com atenção e se familiarize com nossas políticas e procedimentos. Seu compromisso em seguir essas diretrizes contribuirá para um ambiente de trabalho positivo e produtivo para todos.

Este manual e os procedimentos nele contidos são de propriedade da Apollo Operations Ltda e do grupo KTO. Qualquer reprodução ou uso é proibido, exceto quando autorizado por escrito pela Apollo Operations Ltda e pelo grupo KTO.

Versão 2, publicada em 28 de fevereiro de 2025